Éliminer mes archives

Pourquoi éliminer ?

Gagner de l’espace : éviter la saturation des espaces de stockage (armoires et serveurs), notamment pour une réduction de l'impact environnemental.

Faciliter les recherches : accéder à l’information plus efficacement et rapidement.

Être en conformité avec la réglementation, dont le règlement général sur la protection des données à caractère personnel (RGPD) en évitant de conserver des données qui ne devraient plus l’être.

Quoi éliminer ?

Des textes (circulaires nationales, tableaux de gestion des archives locaux) sont à votre disposition auprès de votre contact aux archives départementales. Des décisions ponctuelles peuvent également être prises si besoin (missions qui n’existent plus).

Comment éliminer ?

Toute élimination d'archives publiques est soumise au visa du directeur des Archives départementales, via un bordereau d'élimination décrivant les documents proposés à l'élimination, qu'ils soient sur support physique ou électronique. Toute destruction effectuée sans ce visa préalable constitue un délit passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (Code du patrimoine, art. L. 214-3 à 4, R. 212-51, R. 212-14).

Complété et signé par le service versant, le bordereau de demande d'élimination est une liste descriptive énumérant les documents proposés à l'élimination :

• Indiquer précisément le nom du service versant (intitulé exact, position hiérarchique) ;
• Lister avec précision les documents à éliminer (typologie, thématique, dates extrêmes) ;
• Veiller à développer systématiquement les sigles lors de leur premier emploi.

Bordereau d'élimination (modèle)

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Notice : comment renseigner le bordereau d'élimination

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Il doit être transmis par voie postale aux Archives départementales, en 2 exemplaires originaux portant chacun une signature manuscrite (si plusieurs feuilles, ne pas agrafer).

Après contrôle et apposition du visa du directeur des Archives départementales, il tient lieu de procès-verbal d'autorisation d'élimination.

Aucune destruction ne peut avoir lieu avant le retour du bordereau visé avec accord. Cette opération est à la charge du service :

• Archives physiques (papier, etc.) : possibilité de faire appel à une entreprise spécialisée (qui doit fournir au service un procès-verbal de destruction intégrale) ;
• Archives électroniques : suppression des dossiers/fichiers, données listés au bordereau.

En cas de refus de visa pour tout ou partie du bordereau, les documents ne peuvent pas être détruits et doivent :

• Soit être conservés définitivement (et éventuellement versés ou déposés au service d'archives compétent) ;
• Soit faire l'objet d'une nouvelle demande, une fois leur durée d'utilité administrative (indiquée dans la circulaire ou le tableau de gestion correspondant) expirée.

Après retour du bordereau visé, la destruction des archives est à votre charge exclusive ; vous pouvez employer tout procédé (incinération, broyage, recyclage, etc.) sous réserve que la destruction se fasse de manière :

• Sécurisée ;
• Garantissant la confidentialité des informations contenues dans les archives (qu’il s’agisse d’informations personnelles ou non) ;
• Conduisant à la dénaturation complète et irréversible des documents, c’est-à-dire qu’ils ne puissent plus être lisibles et exploités par la suite.

Par conséquent, si l’élimination se fait via une procédure interne, il est formellement interdit de se contenter de jeter les archives dans les poubelles de recyclables.

Éliminer des archives électroniques

Les archives électroniques répondent aux mêmes règles que les archives papier. Pour pouvoir éliminer une archive électronique, il est donc indispensable de rédiger un bordereau de demande d'élimination.

Procédure d'élimination des archives électroniques

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