Attention, cette page n’a pas pour vocation l’exhaustivité, mais plutôt de fournir quelques informations sur le sujet. En cas de doute, vous pouvez prendre contact avec votre délégué à la protection des données et/ou votre référent aux archives départementales et consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Définir ce qui est une donnée à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont les informations relatives à une personne physique identifiée, ou susceptible de l’être, directement ou indirectement. Elles peuvent être variées, par exemple :

  • Nom et prénom ;
  • Adresse ;
  • Numéro de sécurité sociale ;
  • Adresse courriel ;
  • Pseudonyme en ligne ;
  • Photographies ;
  • Voix…

Elles sont régies par le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD ; Règlement européen 2016/679) entré en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les États membres de l’Union européenne. En France, il est mis en application par le biais de la loi du 6 janvier 1978, dite loi Informatique et Libertés.

Une collecte raisonnée

Les données à caractère personnel doivent être collectées dans un but précis. Le règlement parle de traitements de données personnelles qui doivent être basés sur un fondement licite et de façon raisonnée. Exemple : collecter les noms, prénoms et le relevé d’identité bancaire dans le cadre de l’instruction d’une bourse scolaire est pertinent et licite, mais pas la collecte de données sur les convictions religieuses ou politiques.

Attention à ne pas transférer ou copier (en papier ou en numérique) les données à plusieurs endroits inutilement (par exemple : les « copies pour informations » ou « au cas où »). De même, si les données sont conservées sur des logiciels, il faut veiller à ce que ces derniers puissent permettent l’élimination réglementaire.

Un traitement référencé

Les traitements doivent êtres référencés par l’administration afin d’en assurer le suivi et les documenter dans le cadre d’un contrôle de la CNIL.

Une conservation contrôlée

Aussi, dans le cadre de la gestion des archives, ces données collectées doivent également être conservées dans des conditions permettant une sécurité suffisante. Seules les personnes autorisées doivent pouvoir y accéder.

Une durée réglementaire de conservation et un sort final doivent également être fixés au moment de la création du traitement afin de sécuriser la donnée.

Il faut savoir que les usagers ont un certain nombre de droits relatifs à leurs données pendant toute la durée de conservation de celles-ci :

  • droit à l’oubli ou droit à l’effacement ;
  • droit d’opposition ;
  • droit de rectification ; 
  • droit à la limitation du traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d’accès de la personne concernée (au sens Informatique et Libertés) ;
  • L’obligation de notification “en ce qui concerne la rectification ou l’effacement des données ou la limitation du traitement”.

Cependant, si les archives ont pour vocation une conservation définitive, certains de ces droits ne pourront pas s’appliquer afin de permettre un traitement historique de la donnée. Il s’agit d’une disposition prévue par le RGPD et la loi Informatique et libertés

Prenons pour exemple l’état civil, si un usager fait retirer ses données, le document perd tout de suite son intérêt et sa valeur.

Les circulaires de tri et vos archivistes référents vous aideront à déterminer l’intérêt historique des documents et des données numériques et donc la finalité réservée à ces derniers.