L’externalisation est la prise en charge, par un prestataire spécialisé, de la conservation des archives d’une personne tiers et la fourniture des services associés (communication, restitution, etc.).

Lorsque vos espaces d’archivage sont insuffisants, il est donc possible de faire appel à des prestataires agréés pour la conservation des archives publiques.

Cadre légal

Selon l’article L. 212-4 du Code du patrimoine, tout producteur d’archives publiques peut « après en avoir fait la déclaration à l’administration des archives, déposer tout ou partie de ces documents auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet par l’administration des archives. »

L’externalisation des archives publiques concerne tous les documents papiers et données numériques, éliminables à terme ou non. Toutefois, seules les archives courantes et intermédiaires (jusqu’à la fin de la durée d’utilité administrative) peuvent faire l’objet d’une externalisation. Les archives historiques sont donc exclues du champs de l’externalisation.

Lors de la définition des besoins en externalisation, il convient de réfléchir aux documents pouvant être externalisés (fréquence de consultation des documents, temps restant avant la fin de la durée d’utilité administrative, etc.) afin de limiter les interactions avec le prestataire (communication et restitution des documents) et le coût financier de la prestation. Il est prudent de prévoir les prestations d’élimination et de sortie des archives (retour dans l’institution, changement de prestataire à la fin du marché, versement aux archives départementales) dès la conception du marché.

L’externalisation doit se faire auprès d’un prestataire agréé par le ministère de la Culture.

L’agrément permet de s’assurer que les documents sont conservés dans de bonnes conditions.

Procédure d'externalisation

Avant toute démarche, le producteur d’archives doit envoyer, par lettre recommandée avec accusé de réception, une déclaration de dépôt aux Archives départementales (articles R. 212-19 et 212-20 du Code du patrimoine) comportant les informations suivantes :

  • le contexte, les objectifs, le calendrier et la durée prévisionnelle de l’opération ;
  • la liste et les dates extrêmes des archives déposées ;
  • le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés.

Après étude de ce dossier, les Archives départementales peuvent apporter des préconisations sur le projet.

Le producteur d’archives doit ensuite rédiger un contrat de dépôt (articles R. 212-21 et 212-22 du Code du patrimoine) contenant des clauses relatives à :

  • la nature et le support des archives déposées ;
  • la description des prestations réalisées : contenu des services et résultats attendus ;
  • la description des moyens mis en œuvre par le dépositaire pour la fourniture des services ;
  • les dispositifs de communication matérielle et d’accès aux archives par le déposant ;
  • si le dépositaire procède à des modifications ou à des évolutions techniques, ses obligations à l’égard du déposant ;
  • une information sur les garanties permettant de couvrir toute défaillance du dépositaire ;
  • les dispositifs de restitution des archives déposées à la fin du contrat de dépôt, assortis d’un engagement de destruction intégrale des copies que le dépositaire aurait pu effectuer pendant la durée du contrat ;
  • une information sur les conditions de recours à des prestataires externes ainsi que les engagements du dépositaire pour que ce recours assure un niveau équivalent de garantie au regard des obligations pesant sur l’activité de conservation ;
  • les polices d’assurance que le dépositaire souscrit pour couvrir les dommages et pertes que pourraient subir les archives déposées ; le contrat prévoit que celles-ci excluent expressément les archives déposées du champ d’application de la clause de délaissement ;
  • la durée du contrat et les conditions d’un éventuel renouvellement.

Un exemplaire du contrat signé est à envoyer aux Archives départementales.

Le directeur des archives départementales ou son représentant sont fondés à intervenir dans le cadre du contrôle scientifique et technique (CST) de l’État sur les archives, prévu par les articles R212-19 à R212-22, notamment par d’éventuelles visites de contrôle sur place des documents à externaliser ou externalisés.