Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE,

Vu le code du patrimoine, et notamment son livre II,

Vu le code des relations entre le public et l’administration, et notamment son livre III,

Vu le code général des collectivités territoriales et notamment ses articles L. 1421-1 à L. 1421-3, L. 3131-1 et L. 3131-2, L. 3221-4 et D. 1421-1 à D. 1421-3,

Vu le code pénal, en particulier ses articles 322-1 à 322-4 et 322-13, 432-15, 432-16 et 433-4,

Vu le code de la santé publique, notamment ses articles L3512-8 et R3512-2,

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés,

Vu l’avis n° 308279 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (n° de déclaration 1208145 du 7 décembre 2006),

Vu la circulaire du ministre de la Culture, de la Communication, des grands travaux et du bicentenaire AD 90-6 du 14 septembre 1990, relative au règlement à l’usage des salles de lecture,

Vu la note AD 5018 du 25 mai 1994 relative aux règles de fonctionnement des salles de lecture,

Vu l’arrêté du Président du Conseil général du Pas-de-Calais du 6 février 1995 portant création d'un fichier informatisé à la direction des archives départementales et règlement de la salle de lecture,

Le Président du Conseil départemental,

Considérant que les archives départementales ont pour missions d’assurer la collecte, la conservation et la communication de la mémoire départementale, sous forme de documents textuels aussi bien qu’iconographiques, audiovisuels ou numériques ;

Considérant que les exigences de conservation de ce patrimoine impétuent l'adoption de dispositions préventives ;

Considérant que sa consultation doit être organisée le plus largement possible dans l'intérêt de tous les citoyens ;

ARRÊTE :

Article 1 : D’adopter le règlement des archives départementales ci-annexé.

Article 2 : Le règlement visé à l’article 1 pourra être modifié selon les mêmes modalités. Le présent arrêté entraine l’abrogation de l’arrêté du 23 février 2016 relatif au règlement des salles de lecture des centres Mahaut-d’Artois et Georges-Besnier des archives départementales.

Le présent arrêté peut faire l’objet d’un recours gracieux auprès du Président du Conseil départemental dans les deux mois suivant sa notification ou son affichage et/ou publication. Il peut également faire l’objet d’un recours contentieux, auprès du tribunal administratif de Lille, dans le même délai, ou le cas échéant, dans les deux mois suivant le rejet du recours gracieux.

Pôle réussites citoyennes

Direction des archives départementales

Règlement intérieur des archives départementales

Préambule

Le strict respect du règlement intérieur doit permettre de sauvegarder un patrimoine unique et fragile que l’on doit pouvoir transmettre aux générations futures. Toute personne pénétrant aux archives départementales accepte de se conformer au présent règlement.

Conditions générales

Article 1 : Accessibilité : Les archives départementales sont accessibles gratuitement à toute personne, majeure ou mineure, quelle que soit sa nationalité.

Article 2 : Locaux accessibles au public : Le public n’a d’accès libre qu’aux parties du bâtiment qui lui sont autorisées. La consommation de denrées et de boissons n’est autorisée que dans l’espace détente et le patio. La consommation d’eau est en outre tolérée dans l’auditorium et dans le hall. Conformément à la loi, il est interdit de fumer et de vapoter à l’intérieur de l’enceinte du site. Tout moyen de transport ou de locomotion (autre que les fauteuils roulants) est interdit dans le bâtiment, sauf si ses dimensions permettent un dépôt dans les casiers.

Article 3 : Personnes mineures : Les personnes mineures fréquentent les archives départementales sous l’entière responsabilité de leurs parents ou responsables légaux, qui restent garants de leur comportement. Les enfants de moins de 8 ans doivent obligatoirement être accompagnés d’un parent ou d’un responsable légal.

Article 4 : Animaux : Seuls les animaux d’assistance aux personnes sont admis à pénétrer dans le bâtiment.

Article 5 : Comportement : L’usager doit adopter une tenue et un comportement respectueux des autres personnes présentes et garder une attitude correcte et courtoise à l’égard de tous. En aucun cas, les marques d’irrespect envers le personnel ou envers les autres usagers ne sont tolérées. Toute conversation dans les locaux ne doit pas atteindre un niveau sonore gênant pour les autres usagers et le personnel. Les écoutes sonores se font exclusivement à l’aide d’écouteurs. Les appels téléphoniques sont interdits en salle de lecture, dans l’auditorium et en salle d’exposition. Pour le confort de tous, l’utilisation du mode vibreur est obligatoire.

Article 6 : Neutralité - Affichage : Le public est tenu de respecter la neutralité de l’établissement : toute propagande de quelque nature et sous quelque forme que ce soit est strictement interdite dans les locaux. L’affichage est soumis à autorisation et se fait uniquement aux endroits prévus à cet effet. Le Département du Pas-de-Calais ne peut en aucun cas être considéré comme responsable du contenu de ces affichages.

Sécurité des locaux et des documents

Article 7 : Conditions générales : Le public est informé que, pour des raisons de sécurité, le bâtiment dispose d’une installation de vidéosurveillance. Sous l’autorité du directeur, le personnel peut être amené à refuser l’accès à l’établissement en cas d’affluence et de danger pour la sécurité des personnes et des biens.

Article 8 : Responsabilité de l’usager : Le public est tenu de ne pas introduire dans les locaux de produits ou d’objets potentiellement dangereux ou interdits ; de ne pas pénétrer ni circuler dans les espaces réservés aux personnels habilités sans être accompagné ; de ne pas encombrer les circulations et les issues ; en cas de déclenchement de l’alarme incendie ou intrusion, de respecter les consignes d’évacuation. En cas de déclenchement du système de détection antivol, l’usager est invité à faire identifier la cause de l’alarme.

Article 9 : Prévention des infractions : Le Département du Pas-de-Calais ne saurait être tenu pour responsable en cas de perte, de vol ou de dégradation d’objets laissés sans surveillance. Le personnel des archives est habilité à signaler et à constater tout vol et toute dégradation. En cas d’infraction, il peut fermer les accès du bâtiment, contrôler la sortie des lecteurs, demander la présentation des dossiers et porte-documents ouverts.

1. SALLE DE LECTURE

Ouverture de la salle de lecture

Article 10 : Horaires : La salle de lecture est ouverte au public du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.

Article 11 : Horaires exceptionnels : En cas d’ouverture ou de fermeture exceptionnelle, l’annonce en sera faite par voie d’affichage et sur le site internet, au plus tard une semaine avant.

Modalités d’inscription

Article 12 : Inscription : Toute personne souhaitant consulter les fonds doit s’inscrire comme lecteur en justifiant de son identité. Les mineurs de moins de 11 ans doivent être accompagnés. Les mineurs de 11 ans et plus doivent être munis d'une autorisation parentale.

Article 13 : Carte de lecteur : Une carte nominative est établie gratuitement. Elle est soumise à une validation annuelle. Elle est indispensable pour toute communication de documents originaux.

Article 14 : Informations nominatives : Les données recueillies sont enregistrées dans un fichier informatisé et conservées cinq ans. Le lecteur dispose d’un droit d’accès et de rectification auprès du directeur.

Modalités d’admission

Article 15 : Consignes et vestiaires : Les effets personnels non autorisés sont à déposer dans les casiers. Les stylos-billes, encres et objets tranchants sont strictement prohibés. Seuls le crayon à papier, l'ordinateur et le matériel de prise de vues sont autorisés.

Article 16 : Admission : Les lecteurs sont admis dans la limite des places disponibles et doivent s’identifier à l’accueil.

Article 17 : Places : Il n’y a pas de réservation de place. Le personnel peut installer les lecteurs à des places déterminées.

Article 18 : Places spécialisées : Tables grand format, postes informatiques et espace numérisation. Le président de salle détermine le temps maximal d’utilisation.

Article 19 : Appareils admis en salle : Ordinateurs et tablettes (volume à zéro). Appareils photo sans flash. Téléphones en mode silencieux.

Communication des documents

Article 20 : Conditions générales : Le document est communiqué exclusivement au titulaire de la carte ayant fait la demande.

Article 21 : Instruments de recherche et usuels : En libre disposition, ils ne doivent pas être monopolisés et doivent être rangés après usage.

Article 22 : Responsabilité et manipulation : Le lecteur est responsable des documents. Interdiction de s'appuyer, d'annoter ou de marquer les documents. Les liasses doivent être dépouillées à plat. L'ordre interne ne doit pas être modifié. Le port de gants peut être imposé.

Article 23 : Commande de documents : Maximum vingt documents par jour avec une limite de cinq simultanément. Seuls les fonds classés sont communiqués.

Article 24 : Modalités de commande : Saisie par le lecteur sur les ordinateurs mis à disposition.

Article 25 : Horaires de prise en charge : La dernière levée s’effectue 30 minutes avant la fermeture.

Article 26 : Communicabilité : Selon la législation en vigueur. Une demande d’accès anticipé peut être introduite pour les documents non librement communicables.

Article 27 : Modalités de consultation : Le lecteur ne peut disposer que d'un article à la fois (sauf documents interdépendants). La communication peut être refusée si elle nuit à la conservation.

Article 28 : Prolongation : Les documents sont réintégrés chaque soir sauf demande de prolongation pour le lendemain.

Reproduction

Article 29 : Délivrance de reproductions : Le lecteur peut reproduire par ses propres moyens. La délivrance par le service est soumise au paiement de droits. Tarifs affichés dans les locaux.

Article 30 : Limites à la reproduction : Documents sous dérogation exclus sauf accord explicite. Autorisation du propriétaire requise pour certains fonds privés. Le décalque est interdit. Photocopies limitées à 20 par jour.

Article 31 : Réutilisation : La réutilisation des informations publiques est libre et gratuite (Licence Ouverte). Le réutilisateur doit respecter les droits d'auteur et les données personnelles. Mention obligatoire : « archives départementales du Pas-de-Calais » suivie de la cote.

Étendue des obligations incombant au service

Article 32 : Accueil : Présence permanente d'un membre du personnel.

Article 33 : Orientation : Le personnel guide et conseille mais n'effectue pas les recherches à la place du lecteur.

Article 34 : Prévention des dégradations : Le personnel peut retirer un document en cas d'infraction aux règles de manipulation ou de consultation.

2. Autres espaces

Article 35 : Généralités : Utilisation des salles par des organismes extérieurs soumise à convention.

Auditorium et salles pédagogiques

Article 36 : Règles particulières : Respect des consignes associées à chaque événement (âge, captation...).

Salle d’exposition

Article 37 : Prescriptions : Sacs volumineux et casques interdits. Interdiction de toucher les œuvres ou de s’appuyer sur les vitrines. Photos sans flash autorisées.

Dispositions diverses

Article 38 : Exclusion et poursuites : Une exclusion temporaire ou définitive peut être prononcée en cas de danger ou manque de respect. Des poursuites pénales seront engagées en cas d'atteinte à l'intégrité d'un document.

Article 39 : Exécution : La directrice générale des services et le directeur des archives sont chargés de l'exécution du présent arrêté.