Gérer mes archives au quotidien

Dossiers papier

Constituer un dossier

Dès l’ouverture d’une affaire, un dossier qui lui correspond est constitué. Ce dossier sera identifié par différents critères, toujours les mêmes :

• un titre ou un intitulé : celui-ci doit décrire, de manière synthétique mais précise, le contenu du dossier ; éviter de donner des titres trop généraux comme “ Divers ”, “ Affaires générales ”, “ Correspondance générale » par ex.
• des dates extrêmes, c'est à dire la date du plus ancien document et la date du document le plus récent du dossier ; cela permet d'éviter les confusions entre deux dossiers portant le même titre, mais concernant deux périodes différentes (pour des réunions de conseils d’administration, par exemple).
• une liste des documents constituant le dossier.

On peut ajouter d'autres éléments en fonction du type de classement adopté : un numéro d'ordre ou une cote si on a choisi d'utiliser un plan de classement.

Trois points doivent être pris en compte lors de la constitution du dossier :

• Si un dossier est trop complexe : le subdiviser en plusieurs sous-dossiers en donnant un titre à chaque sous-dossier (en les rattachant au dossier principal).
• Vérifier si un dossier existe déjà pour une même affaire pour éviter leur multiplication. 
• Veiller à la présentation matérielle du dossier : chemise identifiée, dossier pas trop épais, (on peut scinder un dossier en deux parties, en prenant soin de reporter sur la deuxième partie les mêmes indications que sur la première).

L’ordre intérieur du dossier

• Suivre un ordre interne : chronologique (le document le plus ancien se trouvant en dessous les papiers venant s'accumuler au fur et à mesure de leur arrivée).
• Conserver les documents en ordre à l'intérieur des dossiers après chaque utilisation.
• Regrouper par exemple une lettre et sa réponse, un bordereau et sa pièce jointe
• Ne pas extraire de documents des dossiers en cours pour constituer une documentation.
• En cas de consultation du dossier, le remplacer par une fiche de suivi (nom de l’emprunteur, date, nom du dossier).
• Éviter certaines fournitures nuisibles à la préservation des documents : trombones métalliques, pochettes plastiques, scotch (sèche, jaunit et se décolle), élastiques (sèchent, se cassent, collent aux dossiers).

Dossiers électroniques

Définir une arborescence

• Choisir une structure simple, logique :
  • suivant le plan de classement des archives "papier" s'il existe ;
  • suivant les fonctions et les activités du service.
• Classer du général au particulier

Intitulé des dossiers et des fichiers

• Identifier les dossiers pour éviter les doublons
• Distinguer les versions de travail et les versions définitives
• Appliquer les règles de nommage

De manière générale, suivre le sens pratique et la logique :  se placer dans l’optique de la recherche du document par vous ou par l’un de vos collègues qui devrait pouvoir vous remplacer.

Traiter un vrac papier

Étape 1 - Effectuer un repérage exhaustif des dossiers à traiter

Le résultat du repérage est noté sur des fiches (une fiche par pièce / lieu : bureaux, cave, grenier, cagibis, couloirs, armoires, rayonnages, tiroirs, etc.) pour constituer un récolement des documents stockés.

Étape 2 - Séparer la documentation des archives

Documentation = catalogues, revues, journaux, périodiques, documents d'information, publications officielles : actes administratifs, bulletins des lois, circulaires, instructions.

Permet de réduire le volume.

Étape 3 - Estimer le volume et le temps de travail

• Évaluer la quantités en métrage linéaire (ml), en mètres cubes ;
• Évaluer les besoins d'achat de boîtes et fournitures de rangement ;
• Évaluer l'état de conservation : documents ordonnés ou non, en bon ou mauvais état...

Étape 4 - Identifier les dossiers

• Repérer les masses homogènes et les pièces isolées
• Répartir les dossiers par tas en fonction des thématiques ou par service si la commune est importante.
• Reprendre et affiner chaque tas, un à un.
  • Éliminer ce qui peut l’être y compris dans les dossiers (circulaires et formulaires périmés, doubles).
  • Reconstituer les dossiers dont les pièces ont été dispersées tout en respectant la chronologie.
• Identifier chaque dossier par une description sommaire et indiquer les dates extrêmes (date la plus ancienne et la plus récente).

À ce stade, l’analyse est sommaire et permettra de procéder aux regroupement de dossiers. Les documents isolés sont regroupés et seront traités ultérieurement, dans la phase de réintégration.

Étape 5 - Classer les dossiers

• Donner une cohérence à l’ensemble en regroupant les dossiers selon le plan de classement ou par service.
• Hiérarchiser les dossiers au sein d’une même thématique et les ranger dans l’ordre chronologique.
• Ranger les dossiers dans des boîtes d’archives standard. Retirer les éléments métalliques (trombones, agrafes, épingles).
• Donner une cote (classement par série thématique ou série continue) ou préciser sur la tranche de la boîte, le titre et les dates extrêmes.
• Ranger les boîtes dans l’espace dédié.
  • Les étagères métalliques sont recommandées.
  • S’il s’agit d’un classement thématique, une ou plusieurs étagères peuvent être réservées à chaque série en fonction de l'importance de la matière concernée et en prévision des futurs accroissements et éliminations.

Étape 6 - Rédiger l'inventaire

L’analyse du contenu des boîtes est reportée sur un fichier qui constituera le répertoire pour toute recherche ultérieure (excel par ex.)

À chaque ajout de boîte (versement) dans le local d’archivage, rédiger une analyse des dossiers (résumé du contenu de la boîte) ainsi que les dates extrêmes.

L’inventaire permanent : une liste détaillée des archives conservées dans les locaux d’archivage, à adapter selon les besoins. Il comprend au minimum :

• l’identification des boîtes (numéro de boîtes) ;
• leur localisation (en cas de site de stockage multiple) ; 
• leur description (contenu de la boîte) ;
• les informations permettant la gestion des éliminations et des versements : date de début et date de fin, durée d’utilité administrative, année d’élimination, année de versement.

Une fois par an, le tableur permet de faire le point rapidement sur les éliminations possibles et, avec le visa du Directeur des Archives départementales, procéder à la destruction des archives qui doivent l'être.

Lorsqu'une boîte d'archives est éliminée, sa cote ne doit pas être donnée à une autre boîte et son analyse ne doit pas être supprimée du répertoire : il faut simplement signaler sur ce dernier qu'elle a été éliminée et à quelle date.