Conseils pour la gestion de vos archives privées

Que vous soyez un particulier, un entrepreneur ou une association, nous vous offrons ici quelques conseils pour gérer vos archives privées.

Que faire de mes archives ?

Faire le tri : si certains documents et données informatiques sont essentielles pour protéger vos droits et doivent être soigneusement conservés, d'autres ne vous seront plus utiles au-delà d’un certain délai. Pour savoir quels documents vous devez absolument conserver et pendant combien de temps minimum pour protéger vos droits, consultez la page Durée de conservation des papiers sur le site internet Service Public.

Détruire les papiers et données inutiles, en veillant à ce que les informations personnelles soient irrécupérables.

Optimiser le rangement des documents conservés pour des raisons administratives ou affectives. Vous pouvez séparer les documents à conserver indéfiniment et ceux qui ne sont à conserver que quelques années encore (astuce : noter sur la chemise l’année d’élimination).

  • Les regrouper si possible afin d’en avoir une vue d’ensemble ;
  • Les organiser de manière thématique et chronologique en usant de sous-chemises si nécessaire (les bulletins de paie de chaque personne de la famille par exemple) ;
  • Identifier les boîtes et les chemises (ou les répertoires et fichiers numériques) par un titre parlant ainsi que les dates extrêmes.

Pourquoi conserver mes papiers ?

Je peux en avoir besoin : preuves d’identité et de domiciliation, perception d’aides soumises à plafond de revenus, constitution du dossier de retraite, statuts d’association, etc.
Attention : vous êtes parfois le seul détenteur du document (diplôme, bulletin de paie, par exemple) ;

Mes successeurs peuvent en avoir besoin : dans le cadre de ma succession (livret de famille, assurances vie, etc.), de la gestion des biens hérités (titres de propriétés, baux, plans, factures de mobilier, etc.) mais aussi de la préservation de l’histoire familiale ou de l’entreprise (photographies, correspondance) ;

Je peux ainsi laisser un témoignage de mon époque qui, additionné et comparé à d’autres, pourra être étudié par les historiens de demain.

C’est bon, j’ai tout dans mon disque dur !

Encore faut-il faire un tri régulier des fichiers au risque de s’y perdre et de ralentir votre ordinateur.

Pour pouvoir retrouver mon fichier, je dois le classer et adopter de bonnes pratiques de nommage, des fichiers comme des dossiers.

Pour protéger mes données confidentielles, je peux sécuriser l’accès à certains répertoires ou fichiers avec un mot de passe et utiliser un logiciel pour les chiffrer.

Pour éviter les pertes de données, il faut également penser à sauvegarder régulièrement ses fichiers sur d’autres supports et à les enregistrer dans les formats les plus usités ou libres.

A qui et comment transmettre ?

Vos papiers forment un tout cohérent, qu’il convient de maintenir en les confiant à une seule personne (héritier, repreneur...). Si vous-même ou cette dernière ne peut plus en assurer la bonne conservation, vous pouvez prendre contact avec une institution patrimoniale, comme les archives départementales.

Après examen de leur intérêt historique, les archives départementales du Pas-de-Calais sont susceptibles d’accueillir les documents intéressant l'histoire du département. Elles peuvent par ailleurs vous orienter vers des lieux de conservation plus appropriés.

Vos archives peuvent entrer dans les collections publiques, par exemple sous les régimes du don, du dépôt, du legs, etc. (pour en savoir plus contactez-nous). Elles conserveront ainsi leur cohérence dans de bonnes conditions de conservation, seront éventuellement restaurées et seront d’autant plus facilement accessibles à tous, qu’elles auront fait l’objet d’un inventaire par les archivistes. Certaines d’entre elles pourront être numérisées et valorisées.

Ma vie privée j’y tiens !

L’entrée de vos papiers aux archives départementales ne signifie pas qu’elles seront immédiatement communiquées à tout un chacun : les archivistes définiront avec vous le délai de communicabilité le plus approprié à chaque dossier. Vous pourrez également subordonner la communicabilité et/ou la reproduction de certains dossiers à votre autorisation.

Dans le cas d’un don d’œuvres de l’esprit dont vous êtes l'auteur ou ayant-droit de l'auteur, vous restez propriétaire des droits moraux et les droits patrimoniaux font l’objet d’une négociation avec le Département.

J’ai trouvé un objet bizarre

Vous pourriez trouver avec vos papiers des objets dont la fonction vous échappe :

Des objets permettant de capter une image et/ou du son 

  • magnétophone, 
  • microphone, 
  • dictaphone, 
  • appareil ou chambre photographique, 
  • caméra, caméscope, 
  • etc.

Des objets qui portent des images et/ou du son 

  • plaque de métal, de verre ou de bois gravé, 
  • pierre lithographique, 
  • dessin sur verre, 
  • plaque d’imprimeur, 
  • photographie sur support métallique, sur verre, 
  • bande noire ou marron, 
  • cassette à bande magnétique, 
  • etc.

Des objets permettant la lecture d’images et/ou de sons 

  • boîte de visionnage de vues stéréoscopiques, 
  • lunettes avec un filtre rouge et bleu pour les vues en trois dimensions, 
  • appareil de projection, 
  • écran ou toile blanche, 
  • gramophone, 
  • etc.

Prenez-en une photographie et contactez les archives départementales.

N’essayez pas d’ouvrir des contenants qui bloquent ou n’ont pas vocation à être ouverts : vous pourriez tomber par exemple sur des négatifs qui n’ont pas été développés et qui seraient irrémédiablement perdus s’ils étaient exposés à la lumière ou sur des procédés photographiques particuliers.