Comment et pendant combien de temps ?

Comment

Papier

  • Ranger systématiquement les documents dans des boîtes adaptées (protection contre la lumière et la poussière et les manipulations) ;
  • Choisir un local ventilé (pour évacuer l'humidité), sans éclairage naturel et équipé de rayonnages métalliques ;
  • Ne pas mélanger les archives avec d'autres objets (fournitures, produits d'entretien) ;
  • Effectuer un tri régulier dans les dossiers archivés (au moins une fois par an) en suivant les procédures réglementaires ;
  • Établir et mettre à jour une liste récapitulative des dossiers stockés dans le local archives ;
  • Fiche à télécharger (dans dossier formation, communes)

Données numériques

  • Ranger ses données électroniques dans un plan de classement ;
  • Les nommer correctement ;
  • Ne pas créer de doublons ou les éliminer très régulièrement ;
  • Effectuer un tri régulier dans les données numériques en suivant les procédures réglementaires ;
  • Prévoir des sauvegardes régulières (service informatique ou prestataire).

[Document à télécharger à intégrer : Guide du ménage numérique]

Pendant combien de temps

Des délais de conservation réglementaires (DUA : durée d’utilité administrative) existent pour chaque type de dossier. Afin de les connaître, tournez-vous vers votre correspondant au sein des archives départementales.

Les archives (papier comme électroniques) évoluent suivant un cycle de vie :

  • archives courantes (de la création à la clôture du dossier) ;
  • archives intermédiaires (de la clôture du dossier à la fin de la DUA) ;
  • archives historiques (à compter de la fin de la DUA).

A la fin de la DUA, les archives :

  • sont proposées à l’élimination ;
  • font l’objet d’un échantillon ;
  • sont versées ou déposées.